Как организовать архивное хранение документов в отделе кадров

Как организовать архивное хранение документов в отделе кадров

Архива нет, а документы есть: как секретарю организовать систему хранения документов в молодой компании

Процесс хранения документов организации регламентирован на федеральном уровне. Существует два главных документа по работе архива в компании:

  • Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263. Документ носит нормативный (обязательный) характер.
  • Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила работы архивов организаций). Документ носит методический (необязательный) характер.

Рекомендуем секретарю изучить эти довольно похожие документы.

Хранение кадровых документов в организации

На ней должны быть указаны следующие данные: юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело будет храниться.

В них описаны основные принципы хранения деловых бумаг в компании, требования к хранению, приведено множество форм документов, обеспечивающих процесс хранения, во главе с номенклатурой дел организации.
Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление. В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев. В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году. Допустимый размер дела – 250 листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра.
В марте 2021 года поменялись сроки хранения кадровых документов.

С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет.

Процедура архивирования кадровых документов в организации

Такой сотрудник знает, в какие периоды нужно заниматься архивированием и каковы правила этой работы. Обычно в такой организации разработан и внедрен отдельный нормативный акт — «Положение о хранении документов», которым сотрудник и руководствуется в своей деятельности.

Если в структуре компании множество подразделений, каждое из которых имеет свой документооборот, первичная подготовка документов для архивирования осуществляется сотрудником из штата подразделения.

Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае отвечает работник службы кадров. В ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года закреплена обязанность организаций по обеспечению сохранности архивных документов. В этом же законе приводится определение архивного документа, из которого следует, что это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, значимая для граждан, общества и государства в целом.

Хранение кадровых документов

Действительны эти сроки для всех учреждений независимо от того, воспользуются они государственными архивами или нет. Условно вся зафиксированная информация, отражающая процесс работы предприятия, а также по личному составу, делится на три группы:

  1. постоянного хранения;
  2. кратковременного – менее 10 лет.
  3. долговременного – более 10 лет;

Передача бумаг постоянного и долговременного хранения в архив предприятия должна быть проведена в течение трех лет после окончания дела, связанного с документооборотом. Кадровые документы организаций, имеющие короткий срок хранения, в архив не передаются, а уничтожаются по специальному акту непосредственно в подразделениях компании.

Сам процесс хранения имеет два этапа: текущий и последующий. Текущий, в свою очередь, можно также разделить на два шага:

  1. полностью оформленные – со всеми необходимыми подписями и датами должны подшиваться в папку с делом, к которому они относятся.
  2. в процессе оформления – хранение должно осуществляться в предназначенных для этого папках с надписью: «На подпись», «К исполнению» и другими;

Подготовка отделом кадров документов к сдаче в архив

Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.д. Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством.

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:

  1. описание и уничтожение дел в службе кадров;
  2. обеспечение сохранности дел;
  3. оформление дел в службе кадров;
  4. передача дел в архив организации.
  5. формирование дел в службе кадров;
  6. экспертиза ценности дел службы кадров;

Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Как организовать хранение личных дел сотрудников

По закону дела ведутся только на госслужащих (см.

Федеральный закон от 27.04.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента от 30.05.2005 № 609), для остальных, как уже было сказано, по решению и желанию руководства. Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить. Сколько хранятся личные дела сотрудников — определяет уже законодатель (конкретные сроки см.
в разделе ниже). Какие документы надо собирать и систематизировать на работников, определяет работодатель.

Как правило сюда входят:

  1. анкета;
  2. копии паспортов, дипломов, военных билетов и т. д.
  3. заявление о приеме на работу (для простых смертных этот документ не обязателен, но для госов это заявление должно быть написано (см. пункт 2 статьи 26 );

Для госов такой список содержания дела регламентируется пунктом 16 Положения, утвержденного Указом Президента от 30.05.2005 № 609.

Хранение кадровых документов

в отдельную категорию, сохранность которой должна обеспечиваться государственными органами, органами местного самоуправления, а также организациями и гражданами, занимающимися предпринимательской деятельностью.

Читайте по теме в электронном журнале Интересная информация о размещена здесь.

На практике работодатель обеспечивает текущее и архивное хранение кадровых документов на уровне организации, либо после истечения срока оперативного хранения передает их в муниципальный или государственный архив. Для удобства хранения, поиска и использования кадровые документы систематизируются — формируются в дела еще на стадии делопроизводства.

Наряду с делами применяются другие виды систематизации, например, объединение документов в журналы (книги) или картотеки.

Организация хранения кадровых документов

3 ст.

Формирование каждого дела осуществляется строго в соответствии с утвержденной организацией .

15 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. от 02.03.2016; далее — Федеральный закон № 125-ФЗ) организация может сдавать архивные документы архивным учреждениям на основании соответствующего договора. Сдача архивных кадровых дел в архив организации.

Если в организации есть специальное архивное помещение, которым заведует архивариус (иное ответственное лицо), передача документов будет проводиться согласно нормам раздела 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила). Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи (абзац 1 п. 3.7.1 Основных правил)

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

Практически все они, за небольшим исключением, приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Известно, что в соответствии с пунктом 6 Положения об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552, документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения.

Следует также иметь в виду, что в данном случае права граждан защищены высшим законом Российской Федерации — Конституцией, статья 24 которой гласит, что каждый гражданин Российской Федерации имеет право на информацию, подтверждающую его основные социальные права.